Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung wird zwischen 2024 und 2026 für alle französischen Unternehmen, die mehrwertsteuerpflichtig sind, erfolgen. Welche Verpflichtungen werden zu beachten sein? Wie kann ihre Einhaltung gewährleistet werden? Welcher Zeitplan?
Was ist eine elektronische Rechnung?
Die elektronische Rechnungsstellung (oder E-Invoice) stellt eine wichtige Entwicklung bei der Verwaltung von Geschäftstransaktionen im digitalen Zeitalter dar. Sie ist eine moderne Alternative zu Papierrechnungen, die ein standardisiertes und sicheres Format annimmt, um den elektronischen Austausch zwischen Lieferanten und Kunden zu erleichtern. Der Übergang zur elektronischen Rechnung bietet eine höhere Effizienz, beschleunigt den Verkaufsabschluss und verringert gleichzeitig das Fehlerrisiko, das mit dem Versand von Rechnungen und dem Empfang von Zahlungen auf elektronischem Weg verbunden ist. Als digitales Dokument bietet die elektronische Rechnung eine schnelle und bequeme Lösung für den Versand von Rechnungen an Kunden und den Empfang von Zahlungen. Sie gilt sowohl für Verkäufer von Waren und Dienstleistungen als auch für diejenigen, die Rechnungen zu begleichen haben.
Welche Vorschriften?
Die Regulierungslandschaft rund um die elektronische Rechnungsstellung ist in den letzten Jahren zu einem zentralen Diskussionsthema geworden, insbesondere mit dem Aufkommen des neuen Gesetzes über den elektronischen Geschäftsverkehr. Diese im Gesetz über das Vertrauen in die digitale Wirtschaft (Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique, LCEN) verankerte Gesetzgebung führt eine bevorstehende Verpflichtung für alle Wirtschaftsakteure ein, die Geschäftsdokumente auf elektronischem Wege austauschen möchten. Das LCEN legt fest, dass die Verwendung eines standardisierten Formats, das als elektronische Rechnungsstellung bezeichnet wird, verpflichtend sein wird, um die Konsistenz des Datenaustauschs zu gewährleisten. Gleichzeitig sieht diese Gesetzgebung eine stärkere Vereinfachung und Automatisierung der Rechnungsstellungsprozesse vor. Durch die Einführung dieser Standards sollen Buchungsfehler beseitigt, der Zahlungszyklus von Rechnungen dynamischer gestaltet und die Einnahmen optimiert werden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich die elektronische Rechnungsstellung als eine unumgängliche Lösung herauskristallisiert, die die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen durch die Erleichterung einer effizienteren Finanzverwaltung stärken soll.
Wann und wie sollte man die elektronische Rechnungsstellung einführen?
Mit der Abschaffung von Papier- und PDF-Rechnungen wird die Wahl zwischen einem gemischten Format wie FACTUR-X und einem vollständig strukturierten Format wie der Universal Business Language entscheidend. Dies sind die einzigen anerkannten Formate. Die Entscheidung, auf elektronische Rechnungsstellung umzustellen, beinhaltet auch die Entscheidung, welche Rechnungen elektronisch versendet und welche in Papierform aufbewahrt werden sollen. Einige Unternehmen können sich dafür entscheiden, die elektronische Rechnungsstellung vollständig einzuführen, während andere sich für eine Koexistenz mit dem Papierformat entscheiden.
In jedem Fall ist die Partnerschaft mit einem vertrauenswürdigen Anbieter, der sich auf die elektronische Rechnungsstellung spezialisiert hat, für eine erfolgreiche Einführung von entscheidender Bedeutung. Ab 2024 sind alle Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in elektronischem Format zu akzeptieren, wobei große Unternehmen ihre Rechnungen zwingend in diesem Format ausstellen müssen. Im Jahr 2025 werden die Midcap-Unternehmen dieser Verpflichtung folgen, während die Kleinst- und Kleinunternehmen bis 2026 nachziehen müssen. Eine frühzeitige Planung des Übergangs zur elektronischen Rechnungsstellung ist daher zwingend erforderlich, um eine rechtzeitige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Vorteile dieser Entwicklung zu maximieren.
