Comment faire un KYC ? Documents et procédure

La première étape consiste à collecter des données sur vos clients potentiels puis de les vérifier. L’objectif est alors de créer un dossier contenant certaines informations personnelles du client ainsi que ses documents KYC. Si ce dernier est un individu vous devez (à minima) demander via un formulaire son nom complet, son adresse, sa date et son lieu de naissance, ses informations de contact (numéro de téléphone, email) ainsi que son pays de résidence. Pour compléter ces renseignements et en vérifier l'exactitude, vous devrez également collecter des documents KYC tels que des pièces d'identité (passeport, CNI, permis de conduire) et les justificatif de domicile (factures de services publics, relevés bancaires...).

Les informations fournies par le client sont vérifiées par rapport aux documents KYC soumis. Cela peut également inclure des vérifications supplémentaires auprès de bases de données publiques et de listes de sanctions. Afin d’automatiser ce processus, il est recommandé d’utiliser des solutions de vérification par IA telles que Netheos ID qui permet, en 3 secondes, un contrôle complet en 4 points : qualité, type, cohérence et authenticité du document. Pour certaines entreprises fortement réglementées telles que les banques, l'assurance ou la crypto, une 2ème étape consiste à s'assurer de l'authenticité de leurs clients en comparant la photo de leur document d'identité avec leur visage grâce à l'utilisation d'outils de reconnaissance faciale telle que la technologie Facematch de Netheos.

Lors de cette étape, vous devez comprendre pourquoi le client souhaite utiliser vos produits ou services et comment il a l'intention de les utiliser. Vous devez collecter des renseignements sur les types, la taille et la fréquence des transactions prévues ainsi que sur les pays impliqués dans ces transactions. Cette compréhension vous aidera à détecter toute activité suspecte potentiellement liée au blanchiment d'argent.

La prochaine étape consiste à évaluer le niveau de risque posé par chaque client. Pour ce faire, vous devrez être en mesure de répondre à différentes questions. En voici des exemples :

Le KYC n'est pas un processus unique. Les institutions doivent constamment surveiller les transactions des clients pour détecter des activités suspectes ou des changements importants dans les informations du client.

Les informations sur les clients changent avec le temps, il est donc obligatoire de revoir et de mettre à jour régulièrement les données pour garantir leur exactitude. C’est ce qu’on appelle la remédiation KYC. Pour vous donner un exemple, si en raison d’un nouveau poste ou d’une nomination un client devient dirigeant d’un business présentant un haut risque de criminalité financière, vous devrez mettre à jour son niveau de risque et collecter des infos supplémentaires.

Selon les réglementations en vigueur, les entités assujetties doivent conserver les documents KYC pendant un certain nombre d'années après la fin de la relation d'affaires. En France, la durée de conservation des données relatives aux obligations de vigilance est fixée par la loi à 5 ans.